Nền tảng DocFlow từ DATACOM cung cấp giải pháp toàn diện: Cho phép quét, OCR, làm sạch, kiểm duyệt và đóng gói tài liệu giấy thành dữ liệu số hoàn chỉnh. Đáp ứng chuẩn dữ liệu lưu trữ điện tử quốc gia, bóc tách AI-OCR chữ in & viết tay tiếng Việt, kiểm soát chất lượng QC 2 mắt và sẵn sàng tích hợp liên thông đa nền tảng.
Đáp ứng chuẩn số hóa Thông tư 05/2025/TT-BNV
Theo Thông tư 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Luật Lưu trữ, giải pháp DocFlow thực thi đầy đủ 5 khâu chuẩn hóa: Quét, OCR, làm sạch, kiểm duyệt và đóng gói dữ liệu số hoàn chỉnh.
Kết nối đa dạng máy quét ADF, máy phẳng, robot A4–A0 (chuẩn TWAIN/ISIS). Tự động đồng bộ lên nền tảng web, tự động phân tách tài liệu bằng Barcode, QR code, Patch code, vùng OCR hoặc trang trắng.
Tự động chỉnh góc nghiêng (Auto-Deskew), cân bằng độ tương phản, cắt viền đen, lấp lỗ bấm kẹp ghim, làm mịn vết rách nhỏ và loại bỏ trang trắng trong loạt tài liệu để bảo toàn tính toàn vẹn bản số.
Nhận dạng chính xác chữ in tiếng Việt đa phông, chữ số và chữ viết tay. Nhận diện form tự động (Template Recognition) và trích xuất siêu dữ liệu (Metadata): Số hiệu, ngày ban hành, người ký, số tiền...
Đối soát 2 mắt (Dual-keying), cơ chế Hàng đợi quét lại (Re-scan Queue) thay thế riêng trang lỗi. Đóng gói tệp PDF/A 2 lớp (Searchable) và siêu dữ liệu XML/JSON chuẩn Thông tư 05/2025/TT-BNV kèm chữ ký số.
Giao diện kiểm tra thực tế giúp người vận hành đối soát hình ảnh và nội dung nhận dạng song song. Từng vùng văn bản (Bounding Boxes) được đánh dấu màu, kèm chỉ số độ tin cậy và cảnh báo khi tài liệu có góc nghiêng hoặc mờ chữ.
Số hóa tài liệu không chỉ giải phóng kho giấy thủ công mà là điều kiện tiên quyết xây dựng dữ liệu dùng chung theo Luật Lưu trữ và Nghị quyết 57-NQ/TW.
Hồ sơ số được tập trung trên nền tảng web, cho phép tìm kiếm toàn văn (Full-text Search) theo từ khóa trong chớp mắt từ mọi chi nhánh.
Cắt giảm triệt để chi phí in ấn, photo, mặt bằng thuê kho lưu trữ vật lý và chi phí nhân sự quản lý hồ sơ giấy tờ truyền thống.
Phân quyền đa cấp theo phòng ban, ghi vết nhật ký truy cập (Audit Trail) và mã hóa dữ liệu theo tiêu chuẩn quân sự AES-256 chống rò rỉ.
Hồ sơ giấy dễ bị mục nát, mối mọt, ẩm mốc hoặc cháy nổ. Lưu trữ số chuẩn PDF/A bảo quản dữ liệu vĩnh viễn với cơ chế backup tự động.
Nhiều bộ phận, chuyên viên có thể đồng thời tra cứu, khai thác một bộ tài liệu mà không cần mượn trả bản cứng, rút ngắn 80% thời gian xử lý.
Kết nối dữ liệu số hoàn chỉnh trực tiếp vào phần mềm ERP, CRM, HRM, Văn phòng điện tử và hệ thống lưu trữ điện tử cơ quan qua API bảo mật cao.
Quy trình chuẩn hóa theo Thông tư 05/2025/TT-BNV
Cho phép quét, làm sạch, OCR, kiểm duyệt và đóng gói tài liệu giấy thành dữ liệu số hoàn chỉnh. Khi phát hiện trang lỗi, cơ chế Vòng lặp QC (Re-scan Queue) cho phép quét bù riêng trang lỗi mà không làm gián đoạn cả lô hồ sơ.
Minh họa đường đi của dữ liệu từ giấy đến kho lưu trữ và đường xử lý hồi quy khi phát hiện trang lỗi
Kiến trúc linh hoạt theo nhu cầu
Kiến trúc hệ thống DocFlow thiết kế mô-đun hóa, dễ dàng triển khai từ mô hình độc lập tại văn phòng chi nhánh đến hệ thống xử lý phân tán hàng triệu trang mỗi tháng.
Đo lường tiến độ & Hiệu suất số hóa
Giám sát trực quan năng suất của từng máy quét, tỷ lệ nhận dạng chính xác của OCR và số lượng tài liệu đã được số hóa hoàn tất theo từng dự án.
Tự động nhận diện chữ tiếng Việt có dấu và xuất PDF/A searchable.
Hồ sơ đạt ngay vòng đầu, chỉ 3.2% cần điều chỉnh hoặc scan lại.
Tài liệu nén nhẹ nhưng văn bản sắc nét, tiết kiệm chi phí lưu trữ kho.
Theo dõi giữa sản lượng quét và số trang đạt chuẩn QC
Cơ cấu danh mục tài liệu được khai thác
Tài liệu sau số hóa được đánh chỉ mục toàn văn (Full-text indexing). Người dùng có thể tìm kiếm bất kỳ từ khóa nào trong nội dung hợp đồng, hóa đơn hay biên bản lưu trữ trong chớp mắt.
Tìm theo số văn bản, ngày ban hành, đối tác hoặc tìm trực tiếp trong nội dung văn bản scan.
Ghi nhận chính xác ai xem, tải về, chỉnh sửa phiên bản; bảo mật nhiều lớp theo phòng ban.
Kết nối mượt mà với phần mềm quản lý văn bản điều hành, ERP SAP/Oracle, CRM qua REST API chuẩn.
Chuẩn hóa theo Thông tư 05/2025/TT-BNV
Đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn lưu trữ điện tử quốc gia: Quản lý thiết bị SCAN tập trung, bóc tách AI-OCR tiếng Việt & viết tay, kiểm duyệt QC 2 mắt và kết xuất siêu dữ liệu có cấu trúc.
* Đánh giá dựa trên tiêu chuẩn triển khai số hóa lưu trữ thực tế tại các cơ quan, ngân hàng và doanh nghiệp.
Từ quy trình số hóa tài liệu đạt chuẩn Thông tư 05/2025/TT-BNV, bóc tách AI-OCR đến tích hợp hệ sinh thái phần mềm doanh nghiệp — Đội ngũ DATACOM luôn sẵn sàng hỗ trợ khảo sát và demo giải pháp theo đúng bài toán của bạn.
Công ty TNHH Công nghệ số DATACOM chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ toàn diện, từ thiết kế website, phát triển ứng dụng mobile đến các phần mềm doanh nghiệp phức tạp.
Điền thông tin bên dưới để chuyên viên kỹ thuật của DATACOM liên hệ tư vấn cấu hình và giải pháp phù hợp nhất.
Cảm ơn Quý khách. Đội ngũ kỹ sư DATACOM (Hotline: 0915 71 11 22) sẽ liên hệ tư vấn và gửi tài liệu demo trong thời gian sớm nhất.